ASSISTANT(E) DE DIRECTIONS (H/F)

Vue d'ensemble

À propos de nous

Le Centre Hospitalier de Saint-Nazaire dispose de 1007 lits et plus de 3168 agents répartis sur plusieurs sites.

L’établissement assume une mission de service public de soins, en conjuguant une offre de proximité et niveau de technicité reconnu dans les activités de médecine, de chirurgie, d’obstétrique et de soins aux personnes âgées ainsi qu’une mission de formation (Aide-Soignant/Infirmier). Ses services sont répartis en pôles.

Il dispose d’une organisation lui permettant d’assurer, de jour comme de nuit, les soins nécessaires aux patients et aux personnes qui s’y présentent.

Le CHSN est intégré au Groupement Hospitalier de Territoire 44 (GHT44) et est en direction commune avec le CH de Savenay et l’hôpital intercommunal Guérande/Le Croisic.

Mission

Définition

L’Assistant(e) de Direction occupe un poste partagé et ses services de rattachement sont la Direction du Patrimoine, des Achats et des Ressources Matérielles (DPARM) d’une part, et la Direction des Services Numériques et des Ressources Biomédicales (DSNB), d’autre part.

Au sein d’un secrétariat de direction mutualisé, l’Assistant(e) de Direction est au service de plusieurs membres de l’équipe de direction.

Le secrétariat de direction mutualisé est composé de 2 pôles, l’un constitué de 3 assistantes et à vocation générale, financier et économique, l’autre constitué de 2 assistantes et à vocation ressources humaines, médico-soignant et générale. La collaboration entre ces 2 entités est un principe de fonctionnement permanent.

Dans le cadre de la mutualisation, les deux pôles participent pour le compte du secrétariat de Direction Générale à la permanence, sans interruption, de l’accueil physique et téléphonique de 8h30 à 18h00. Ces horaires reposent sur 5 assistantes qui assurent par roulement ou alternance la présence sur la première et/ou la dernière borne horaire. En outre, chacun des deux pôles de secrétariat est ouvert de 9H à 12H30 et de 13H à 17H. Cette organisation doit être permanente y compris pendant les périodes de congés. Chaque poste comporte des particularités qui sont fixées dans chacune des fiches de postes qui ne font pas obstacle à une nécessaire polyvalence pour garantir une continuité et un fonctionnement optimal de la Direction.

Activités principales

• Organiser le traitement priorisé, la circulation et le classement de l’information (écrite, orale, téléphonique ou provenant de la messagerie).

• Contribuer à l’organisation du travail au sein des 2 directions : assistance à la planification, à la préparation et au suivi des réunions ou instances, optimisation de la gestion d’agenda des directeurs et de l’encadrement, en lien avec les services des directions (blanchisserie, restauration, département achats-logistique, département patrimoine et travaux, biomédical, système d’information).

• Elaborer le calendrier de travail annuel des directions et planifier les réunions récurrentes.

• Assurer le secrétariat des réunions d’encadrement, de la coordination des Investissements et de la commission de développement durable par les directeurs.

• Rédiger des notes, des procédures, des conventions relatives à son domaine de compétences.

• Elaboration, suivi d’outils de gestion et communication aux interlocuteurs des deux directions : calendrier des opérations et projets des deux directions, recensement des investissements d’équipements et travaux, appui auprès de l’encadrement pour le suivi du plan pluri annuel des investissements.

• Coordonner les réponses des deux directions aux sollicitations institutionnelles (rapport d’activité, plan de formation…) et des tutelles.

• Coopérations logistiques : piloter la mise à jour des conventions de prestation et de coopération avec les partenaires externes (blanchisserie, magasinage, restauration, laboratoire, …), organiser les revues annuelles de convention, assister le directeur dans les démarches d’intégration de nouveaux clients

• Pôles : planifier l’organisation des réunions des trios de pôle, des bureaux de pôles (invitation, odj, supports), des conférences de pôles (invitation, déroulé de la journée)

• Assurer le secrétariat des cellules de crise en collaboration avec l’ensemble des assistantes de direction en cas de nécessité, et assurer le relai des informations urgentes auprès des cadres des deux directions.

Activités mutualisées

• Gestion des agendas et des boites courriels,

• Assurer le secrétariat et assurer le relai des informations

• Transmission des alertes diverses (fugues, médicaments, météorologie…)

• Gestion des 4 logements mis à disposition rue Jean de Neyman

• Procédure d’alerte dans le cadre des prélèvements d’organes

• Gestion du planning de réservation de salles de réunion du 4ème étage

Relations professionnelles

L’équipe de Direction

Les assistant(e)s de Direction

L’encadrement et l’ensemble des agents des 2 directions.

Les partenaires extérieurs.

Particularités du poste

-Assurer un trinôme avec l’assistant(e) de la Direction Générale et l’assistant(e) des Affaires Financières-Affaires Générales et Patientèle, suppléer à leurs absences et assurer la continuité de présence selon planning sur l’amplitude actuelle 8h30-18h du lundi au vendredi

-Contraintes de calendrier selon les réunions organisées et la planification des congés des assistant(e)s.

Lieu d’exercice des fonctions

Centre Hospitalier de Saint Nazaire

Précisions sur le poste

• Poste vacant à 100% à pourvoir dès que possible

• 37h30/semaine avec 14 jours de RTT

Profil

Exigence du poste

Diplôme d’Assistant(e) de direction de niveau III (Bac+2 : BTS, DUT ou équivalent)

Compétences requises (savoir-faire requis)

-Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics

-Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire cohérent et exhaustif.

-Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites

-Identifier les initiatives à prendre en évaluant la situation

-Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures

-Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence

-S’exprimer en face -à- face auprès d’une ou plusieurs personnes

-Travailler en équipe / en réseau

-Maîtriser les outils bureautiques (WORD, EXCEL, POWERPOINT, OUTLOOK, Outils Google) et téléphoniques (Zoom, Teams, …)

Connaissances associées

-Connaître l’organisation générale du Centre Hospitalier : pôles, directions fonctionnelles, instances, comités et groupes de travail ; connaitre les orientations stratégiques du projet d’établissement.

-Identifier les partenaires du Centre Hospitalier ou structures de coopération : Ex : le GHT, la CLME, les GCS, le trésorier hospitalier, les établissements du territoire, les partenaires des groupements d’achat.

Si votre profil correspond à ce poste et que les missions vous intéressent, n’hésitez pas à nous envoyer votre CV et votre lettre de motivation pour rejoindre l’équipe. (ainsi que le questionnaire à compléter, reçu automatiquement après l’envoi de votre candidature)